
CÓMO EVALUAR LA RENTABILIDAD Y UTILIDAD DE LA FORMACIÓN
Juan Carlos Carrasco
CONCEPTO, Servicios Empresariales
La ponencia que a continuación se incluye se desarrolló el día 14 de Marzo por la tarde, dentro de la mesa coordinada por Juan Carlos Carrasco (Concepto, Servicios Empresariales), con el título "Cómo evaluar la rentabilidad y utilidad de la Formación ", en la que participaron Encarna Romero Lara (RENFE), Jesús Martín (U.C.M.) y Manuel Haro (Barclays Bank), que desarrollaron casos prácticos, y Luis Atienza Irureta (Concepto, Servicios Empresariales), que expuso la base teórica de la ponencia, bajo el título "Evaluación de la Rentabilidad de la Formación en la Empresa ", seguida de un caso práctico.
El planteamiento que sigue esta ponencia se puede calificar de ligeramente duro, por cuanto va a analizar la rentabilidad de la formación en la empresa desde una perspectiva económico-financiera, o viendo aspectos, si se quiere, más cualitativos. Este planteamiento tiene como base el trabajo realizado en el año 1994 por Concepto, Servicios Empresariales para el Instituto Madrileño para la Formación (IMAF), con el título "Guía para la Evaluación de la Formación en las PYMES. Cómo valorar el impacto de la formación en la empresa."
La idea de conocer la rentabilidad de la formación suscita un interés permanente en distintos sectores, y muy especialmente en la propia empresa como consumidora de esa formación, de la que quiere conocer su rentabilidad. El conocimiento de esa posible rentabilidad le permitirá establecer y adoptar decisiones ajustadas a sus objetivos de empresa. Como consecuencia, todos aquellos planteamientos acerca de la formación realizados en su ámbito interno deben quedar amparados dentro de la propia estrategia empresarial como una vía más de acción. Así mismo, existe un interés por parte de instituciones, profesionales y todas las empresas del sector de formación, ya que tienen un permanente interés en consolidar su propia demanda, y, por otra parte, el conocimiento de la posible rentabilidad constituye un evidente argumento comercial.
El continuo cambio tecnológico existente en la sociedad actual aparece como un factor adicional dentro del entorno que rodea a la empresa y exige la continua adaptación de las funciones y tareas específicas de cada puesto de trabajo. Ello conlleva la necesidad de una permanente actualización en el conocimiento de las nuevas técnicas, tanto para niveles directivos como operativos dentro del ámbito de la propia empresa.
Al tratar de establecer sus metas, la empresa, habitualmente, realizará un típico análisis de estrategia, en el cual debe evaluar a sus clientes, sus suministradores de bienes, servicios y trabajo, sus competidores y sus productos, los posibles productos substitutivos y el entorno legal, económico, social y medioambiental. Así mismo, analizará, mirándose a sí misma, la actividad que se realiza para producir y vender uno o varios productos, y la estructura de recursos financieros, materiales y humanos con los que configura la organización necesaria para esa producción y venta. Sobre esta base, normalmente va a tratar de maximizar el beneficio. Además puede pretender alcanzar otras metas pero, en todo caso, su último objetivo será la maximización del beneficio. Para poder alcanzarlo necesita evaluar constantemente todos los anteriores factores y determinar en qué medida contribuyen, positiva o negativamente, a la generación del beneficio. Si identifica hechos o situaciones limitativas debe analizarlas y encontrar soluciones que, estructuradas como estrategias de respuesta concretas, se enfocarán hacia la resolución de los referidos problemas.
Una de las posibles estrategias es la formación, pero no es la única. Según lo anterior, la formación tiene un punto de partida, o debe tener un punto de partida, que es el conjunto de las debilidades:
- anteriores identificadas,
- futuras y estimadas.
La formación contínua encajaría en la primera línea, mientras que la formación como herramienta para desarrollo de carreras aparecería en la segunda. Así mismo, la formación puede aparecer fuera de un contexto de estrategia y simplemente con un carácter marginal. Puede ser el caso de compromisos adquiridos dentro del campo de la negociación laboral, por ejemplo.
Como antes se apuntó, la formación puede no ser la única estrategia puntual de respuesta cara a problemas concretos identificados en la empresa. Ante una carencia determinada, la empresa puede optar entre formar a sus empleados y contratar a nuevos ya formados, o incluso acudir a empresas especializadas a las que puede subcontratar un servicio puntual. Cualquier decisión que tome vendrá en función de la urgencia en solventar las debilidades y carencias a las que se tiene que enfrentar. Fundamentalmente es un problema de plazo. Si la urgencia es alta, la empresa se verá forzada a adquirir nuevos recursos en el exterior. En caso contrario, podrá adoptar con comodidad la estrategia de la formación con una idea de solución a largo plazo, o incluso a medio plazo, pero nunca a corto.
Al ubicar la formación en un contexto de análisis de su rentabilidad tenemos que considerar un doble enfoque. Un primer nivel, cualitativo, se orientará a comprobar si se ha conseguido alcanzar los objetivos pretendidos; y en un segundo, el cuantitativo, se tratará de conocer la rentabilidad obtenida.
El modelo elaborado para el IMAF, se orientó hacia el mundo de la pequeña y mediana empresa. En las PYMES, la formación empieza a ser una herramienta paulatinamente asumida. Pero todavía en muchas no se tiene una conciencia clara acerca de la necesidad de la misma como elemento potenciador de su estructura de recursos humanos y como elemento que garantice o contribuya, como poco, a elevar el nivel de calidad de sus productos y servicios. La PYME , normalmente no tiene una idea clara de para qué le va a servir la formación en la empresa.
Cuando una empresa asume la formación como una estrategia de solución de problemas, habitualmente puede buscar rentabilidad y alcanzar determinados objetivos. Podemos analizar este hecho por medio de una matriz en la cual los posibles cruces nos generarían cuatro distintas situaciones.
1- Cuando la empresa pretende alcanzar unos determinados objetivos y, simultaneamente, pretende lograr rentabilidad, nos encontraríamos en el caso habitual y más frecuente en cualquier empresa.
2- Si busca una determinada rentabilidad pero no pretende alcanzar unos objetivos cualitativos para su organización, nos estaríamos encontrando con el caso de alguna empresa que simplemente pretende lograr algún tipo de beneficio, como podría ser la obtención de alguna subvención.
3- En el caso de no buscar rentabilidad, por lo menos a corto plazo, pero sí alcanzar unos objetivos cualitativos, nos encontraríamos en un planteamiento fundamentalmente estratégico en el cual, por ejemplo, se estaría pretendiendo mejorar o contribuir al desarrollo de las carreras de sus recursos humanos.
4- Y, finalmente, si la empresa no busca objetivos ni busca rentabilidad, nos encontraríamos en un caso inhabitual, no frecuente.
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¿PRETENDE ALCANZAR OBJETIVOS?
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NO
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BUSCA
RENTABILIDAD> >> |
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SUBVENCIóN
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DESARROLLO CARRERAS
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NO HABITUAL
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El objetivo del trabajo que se realizó para el IMAF era la divulgación de la idea de rentabilidad en la formación. Adicionalmente, dicho trabajo estaba fundamentalmente segmentado y orientado hacia pequeñas empresas que necesitaban una mayor identificación con la formación en la empresa. En ese contexto, las grandes empresas conocen perfectamente lo que es la formación y son consumidoras de ella. Mientras tanto, en el mundo de la pequeña empresa, mientras que existe una mayor necesidad, existe una menor concienciación. Así mismo, en el mundo de la pequeña empresa no queda claro si la formación es rentable o no y, paralelamente, la complejidad en determinarla, partiendo de un nivel formativo bajo, dificulta el llegar a lograr la buscada concienciación. El trabajo buscaba conseguir un modelo que permitiera al empresario de una pequeña empresa poder convencerse de la rentabilidad de la formación en su empresa, y crear un terreno abonado para la consolidación de la formación en el mundo de la pequeña empresa.
A la hora de evaluar la posible rentabilidad en la empresa nos vamos a encontrar dos posibles tiempos de evaluación. Con carácter anterior a la acción formativa, y con carácter posterior a la misma. La rentabilidad será siempre la diferencia entre los ingresos y los costes de la acción o plan formativo. Tanto antes de la acción como después de la misma, los posibles ingresos no aparecen claramente delimitados. Contrariamente, los costes pueden ser estimados a priori y perfectamente conocidos a posteriori. Ello nos lleva a una situación en la que la determinación de la rentabilidad inicialmente es difícil a causa de la indeterminación y posible amplitud de los ingresos.
Cuando empezamos a evaluar los costes no nos encontramos con un gran nivel de dificultad. Se conocen los costes formativos y es relativamente sencillo sintetizar un esquema que permita llegar a evaluar el coste de esa acción o plan formativo.
Adicionalmente a los costes que podríamos calificar de directos, nos encontraríamos con otros que pueden no ser suficientemente conocidos por un pequeño empresario. Hay que considerar el concepto de lucro cesante como un coste específico que obtiene la empresa por cuanto que durante el tiempo en que la formación se imparte, esos trabajadores pueden estar dentro de su jornada laboral y, durante ese mismo tiempo, la producción en la empresa queda reducida.
Así mismo, existe un menor gasto, y debemos considerarlo un menor gasto y no un ingreso, que es el ahorro fiscal derivado del impuesto sobre sociedades, ahorrado en la medida en que la ejecución de esa formación genera unos gastos específicos que reducen los beneficios de la empresa y, de ese modo, genera una menor tributación. Por otro lado, existen bonificaciones fiscales derivadas del hecho de tener un gasto formativo. éstas también aparecerían como un menor gasto.
Adicionalmente, existe un coste financiero consecuencia de la dedicación de determinados recursos financieros a sufragar la actividad y que, al retirarlos del proceso productivo para destinarlos a la formación, generan un coste de oportunidad que debe aparecer como tal dentro del capitulo de costes. En este caso, siempre queda la indeterminación del tipo financiero a utilizar, pudiéndose elegir entre:
1- el gasto financiero medio en la empresa,
2- la disminución de rentabilidad que ha obtenido la empresa, expresada en términos del ROI (como índice de rentabilidad de las inversiones que habitualmente realiza al empresa),
3- el coste efectivo de operaciones específicas que la empresa puede estar realizando.
Cuando llegamos a tratar de analizar los ingresos, nos encontramos con una gran dificultad en su determinación. Inicialmente la formación no genera una vía automática de ingreso explícito, tal como pueda ser la facturación de la empresa.
Hay que considerar también que la formación puede contribuir a una generación de ingresos por distintas vías ramificadas que finalmente inciden en el conjunto general de ingresos de la empresa. Todo ello hace que la determinación de los ingresos sea un capítulo suficientemente complejo y difícil de establecer por una PYME.
Por ello, se trataba de buscar un modelo simple y suficientemente operativo para que, dentro de una PYME, se pudiera conocer la rentabilidad por un método fácil y accesible. Con dicho fin se partió de un criterio fundamentalmente de gestión, que es el de que a partir de un punto inicial se pretende alcanzar un determinado objetivo.
El punto inicial es la situación en el momento actual, pero en una sola dimensión, que coincide con la de la debilidad observada en la empresa, es decir, frente a problemáticas distintas se deberían seguir caminos distintos. Cada problema se deberá aislar y establecer cuál es el punto inicial en el que se encuentra la empresa. Ello implica que, necesariamente, hace falta un diagnostico global de la misma, que determine cada una de las debilidades, y que dichas debilidades aparezcan cuantificadas como valoración de la situación actual. A partir de ahí, la empresa pretende realizar un salto desde el punto inicial hasta una situación objetivo que plantea como la mejora necesaria requerida por la organización para superar la debilidad observada. Dicho salto, en la medida en que sea valorable económicamente, nos va a determinar el ingreso generado por la formación. Para ello es necesario conocer la medición del punto de partida y la correspondiente del punto objetivo que se pretende alcanzar. El objetivo, para serlo, debe ser medible y alcanzable, como cualquier otro objetivo.
Las unidades de medida a utilizar las podemos encontrar entre el amplio abanico de parámetros físicos habitualmente utilizados. La valoración o medida de la situación actual la calcularemos multiplicando la medida actual en las unidades correspondientes del parámetro físico elegido, por el valor unitario económico que asignemos a dicha unidad de medida. En el caso de la situación objetivo, su valoración sería el resultado de multiplicar las unidades objetivo, en términos de parámetro físico, por el valor unitario de dicho parámetro.
Como ejemplo podemos citar el siguiente. Si se tiene un problema concreto en materia de atención al cliente, podemos tratar de cuantificar dicha debilidad en términos de número de quejas de los clientes. Esa sería una posible unidad de media. Si en el momento inicial se tiene una medida de ocho quejas mensuales, nos podemos plantear, ¿puedo establecer como objetivo reducir el número de quejas a una sola queja mensual?. El salto sería entonces de una disminución de siete quejas mensuales. ¿Qué coste supone la queja al mes?. Cualquier Departamento Financiero de una empresa lo podría valorar, pero aquí podríamos apuntar que tendría que ver con el volumen de devoluciones de venta, o tendría que ver con el coste de las reparaciones en garantía, o en otra variable relacionada con la actividad específica de cada empresa.
Cuando la empresa se plantea la formación como la herramienta para reducir ese número de quejas que encuentra, obtendrá unos ingresos equivalentes a la reducción de costes derivados de la disminución del número de quejas. Una estimación inicial de la posible rentabilidad de la formación valoraría el salto entre la situación inicial y la situación objetivo, y una valoración a posteriori de la acción formativa valoraría el salto entre la situación actual y la situación real observada después de la impartición de la formación. La valoración económica inicialmente puede ser la misma antes y después, pero también pueden producirse variaciones entre dichos momentos. En todo caso, ese diferencial de mejora es calculable de un modo sencillo, y su valoración económica, comparada con los costes invertidos en la formación, nos reflejará la rentabilidad final de la acción formativa.
Es evidente que la formación impartida no solamente mejoraría ese frente pretendido, sino que actuará paralelamente en otros. Ahora bien, cuando se establece la decisión de impartir formación, cara a resolver la debilidad identificada, la formación se orienta específicamente hacia esa debilidad, y no hacia otras. Las mejoras colaterales generadas no son incluibles como tal dentro del modelo ya que, en todo caso, simplemente generan una rentabilidad adicional, que no es la pretendida, y que si las consideráramos dentro del modelo, solamente conseguirían dar vaguedad a la idea de los ingresos generados, y en ningún caso contribuirían a conocer la rentabilidad. Hablamos pues de la formación en términos de la línea de acción que se pretende establecer para solucionar una debilidad, y no de todos los efectos adicionales, como ya decíamos.
Adicionalmente se puede comprobar en términos de punto muerto cuál es el volumen de ingresos mínimos que cubre la totalidad de los costes formativos. En esa medida, automáticamente podemos ir por la vía contraria a determinar cuál es el salto mínimo en términos de parámetro físico, que es necesario para cubrir los costes previstos. Este enfoque adicional contribuye a conocer en qué medida el esfuerzo formativo puede encajar dentro de un salto de un diferencial de mejora alcanzable para las posibilidades concretas de cada empresa.
Hay que insistir en la idea de que, aunque hay muchas vías por las que la formación genera ingresos, nos tenemos que centrar en la que verdaderamente nos afecta por la existencia de un problema o una debilidad, y que la formación se quiere utilizar, usar y aplicar como solución al problema observado.
A partir de aquí, una vez determinados ingresos y gastos, se podría continuar con el cálculo tradicional de la rentabilidad a través de las herramientas financieras habituales, TIR, VAN, etc, que siempre se han encontrado con la dificultad de determinar los ingresos.
El modelo planteado para el IMAF se instrumentó, sobre este esquema de ideas, en un conjunto de fichas que, utilizadas por el pequeño empresario, le permitían, a partir de los datos elementales que posee habitualmente en su empresa, llegar a determinar la reempresa, era efectivamente rentable y le suponía una inversión y no un gasto, como habitualmente muchos consideran.